نرم افزار اتوماسیون اداری ابری، نرم‌افزاری برای ساماندهی مکاتبات اداری،اسناد، فرم ها و فرآیندهای سازمانی

سیستم اتوماسیون اداری ابری یک نرم‌افزار جامع تحت وب است که با ظاهر کاربری بسیار ساده و حرفه‌ای برای سازمان‌ها، کسب و کارها و زیرمجموعه‌های آن امکان ثبت، گردش، بایگانی و مدیریت انواع مکاتبات اداری درون سازمانی و برون سازمانی، مستندات و فرم‌های سازمانی را بدون محدودیت زمانی و مکانی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می‌کند.

اتوماسیون اداری ابری یکی از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری ایرانی است که در این سال ها توانسته فرایندهای سازمانی را در قالب محیطی کاربرپسند، ساده و با امنیت بالا بین مشتری های خود به خوبی مدیریت کند.

اتوماسیون اداری برای بهبود تعاملات اداری و مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی بکار می‌رود. اتوماسیون اداری اغلب به عنوان یک مجموعه نرم افزاری یکپارچه در بستر وب و موبایل ارائه می‌شود. این مجموعه نرم‌افزاری معمولا در همه رده‌های سازمانی از مدیران ارشد تا مجموعه کارکنان و مخاطبان خارجی و ارباب رجوع به بکار می‌رود و یکی از ابزارهای دوران دورکاری شمرده می‌شود.

تعریف اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری برای بهبود تعاملات اداری و مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی به کار می‌رود. اتوماسیون اداری اغلب به عنوان یک مجموعه نرم افزاری ارائه می‌شود. این مجموعه معمولاً در همه رده‌های سازمانی از مدیران ارشد تا مجموعه کارکنان و مخاطبان خارجی و ارباب‌رجوع به‌طور جدی به کار می‌رود. ضریب نفوذ بالای نرم افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها نشان‌دهنده اهمیت و کارایی بالای سیستم اتوماسیون اداری در مکانیزه کردن روال‌های دستی و بهبود مدیریت فرآیندهای کسب و کاراست.

پوشش همه‌جانبه نیازهای کاربران توسط زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری، به تمایل عموم کاربران به بهره‌‌گیری از آن افزوده است. زیرسیستم‌هایی که مطابق با نیازهای بومی سیستم اداری کشور و منطبق بر آیین‌نامه‌های سازمان اداری و استخدامی کشور عمل می‌کنند. به همین این زیرسیستم‌ها در همه سازمان‌های دولتی و عمومی و همچنین بخش خصوصی به کار می‌روند.

در ساختار اداری سنتی، اتوماسیون اداری چیست همان ارجاع کار و مدیریت کارها از طریق ارجاع نامه است. براین اساس در ادامه تحولات جدید نرم افزار اتوماسیون اداری،‌ امکانات ارجاع کار و اطلاع از روند پیشرفت کارهای ارجاعی برای سطوح متفاوت مدیران هم به اتوماسیون اداری اضافه شده است. برخی سیستم‌های اداری مانند راهکار اتوماسیون اداری «ابری»، علاوه بر پشتیبانی کامل فرآیندها و تعاملات موردنیاز برای تولید و گردش نامه‌ها و مکتوبات اداری، امور مربوط به مدیریت زمان پرسنل، ‌مدیریت کارها، جلسات و مدیریت اسناد سازمان را نیز پوشش می‌دهند.

اتوماسیون اداری برای ساده‌سازی فرآیندها در اکثر بخش‌های یک سازمان مناسب است:

دلایل اهمیت اتوماسیون اداری

شاید از خودتان بپرسید چرا اتوماسیون اداری تا این حد اهمیت دارد؟ باید بگوییم مزایایی همچون کاهش کارهای تکراری و آزادسازی انرژی سازمان در میزان این اهمیت بی‌تأثیر نیست. با این حال علت اهمیت اتوماسیون، تنها مزایای آن نیست، بلکه نیازهای سازمان نیز عوامل مهمی است که استفاده از راهکارهای خودکارسازی را ضروری می‌کنند.

مهم‌ترین این نوع نیازها، آن دسته از مشکلات سازمان هستند که برای برطرف کردن آنها به اتوماسیون نیاز دارید. برخی از این مشکلات عبارتند از: انجام نشدن به موقع کارها، نیاز مداوم به حضور فیزیکی در واحدها برای پیگیری کارها، عدم دسترسی به موقع به اطلاعات مورد نیاز، عدم امکان دسترسی از راه دور به اطلاعات، قطع شدن فرآیند کارها در صورت غیاب شخص مسئول، سپری شدن مهلت انجام کارها، تنش میان مدیران و افراد سازمان به دلیل عدم شفافیت در فرآیندها، عدم امکان تعیین شاخص‌های ارزیابی مناسب و بهره‌گیری از آنها، وجود شعب و زیرمجموعه‌های سازمانی متعدد و مجزا و دشواری مدیریت یکپارچه آنها، عدم پیشرفت در فرآیندهای سازمان به دلیل عدم حضور فیزیکی افراد.

صرف نظر از نیازهای فوق، اتوماسیون اداری راهی عالی برای ساده‌سازی عملیات و افزایش رشد کسب و کار هم در کسب‌وکارهای کوچک و هم در کسب‌وکارهای بزرگ است. ابزارهای اتوماسیون با هدف جایگزین کردن نیروی کار انسانی با نیروی کار ماشینی طراحی شده‌اند و به شما این امکان را می‌دهند از منابع انسانی‌تان در جای دیگری از کسب‌وکار خود استفاده کنید.

برای تحقق کامل ظرفیت‌های اتوماسیون نیز استفاده کسب‌وکارها از نرم‌افزارهای معتبر اتوماسیون و بهترین روش‌های موجود برای خودکارسازی در تمام گردش‌کارهای سازمانی ضرورت دارد. این خودکارسازی‌ها می‌توانند ایجاد تجربه دیجیتالی سریع‌تر برای مشتریان یا صرفاً ساده‌سازی فرآیندهای داخلی سازمان باشند. با این حال، برخی از راهکار‌های موجود مانند طیف کامل فناوری‌های مورد نیاز برای خودکارسازی صددرصدی تمامی فرآیندها و عملیات‌های سازمانی نیستند. این موضوع می‌تواند منجر به استفاده بیشتر از راهکارهای مقطعی، هزینه‌های بالاتر و به تعویق انداختن توسعه کسب‌وکار شما شود.

اتوماسیون اداری چه تفاوتی با بی پی ام اس دارد؟

اتوماسیون اداری ابزاری جامع و کاربردی برای مدیریت مکاتبات، تسهیل فرآیندها و خودکارسازی برخی فرآیندهای از پیش تعریف شده در این نرم افزار می‌باشد؛ در حالی که نرم افزار BPMS ابزاری برای طراحی و تعریف فرآیندهای مختلف و مدیریت آن‌ها است. اتوماسیون اداری و BPMS دو ابزار با عملکردی متفاوت هستند، که به طور موازی در کنار هم قرار می‌گیرند و موجب خودکارسازی فرآیندها، یکپارچگی فرآیندها و افزایش بهره‌وری می‌گردند.

در بسیاری از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری – مانند اتوماسیون فراگستر – نرم افزار مدیریت فرآیندها BPMS به عنوان یکی از زیرسیستم‌های اتوماسیون تعبیه شده است؛ از مزیت‌های این امر می‌توانیم به یکپارچگی کامل اتوماسیون اداری و BPMS اشاره کنیم، که موجب افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد فرآیندها و تجربه یک محیط کاربری متمرکز و یکپارچه می‌گردد.

اتوماسیون اداری چه تفاوتی با سی آر ام دارد؟

نرم افزار CRM ابزاری برای مدیریت ارتباطات با مشتریان می‌باشد و کاربردهای مختلفی در فرآیندهای مختلف مانند پشتیبانی، بازاریابی، فروش، رسیدگی به شکایات و انتقادات، ارسال پیش‌فاکتور و بسیاری دیگر از فرآیندها دارد. به طور کلی، نرم افزار CRM بر روی افزایش کیفیت فرآیندهای CRM و تسهیل آن‌ها می‌باشد؛ به بیان دیگر، سامانه CRM بیشتر بر روی روابط و مکاتبات برون سازمانی (مشتریان) تمرکز دارد و کاربران آن برای انجام مکاتبات درون سازمانی به شکل متمرکز و یکپارچه، باید از نرم‌افزارهای دیگر، مانند اتوماسیون اداری استفاده نمایند.

اتوماسیون اداری ابزاری برای مدیریت ارتباطات درون/برون سازمانی یک مجموعه می‌باشد؛ توجه داشته باشید که اتوماسیون اداری نمی‌تواند جایگزین نرم افزار CRM گردد، اما مکمل بسیار مناسبی برای نرم افزارهای CRM محسوب می‌گردد. برخی از کاربردهای اتوماسیون اداری در فرآیندهای CRM عبارت‌اند از:

• مدیریت مکاتبات درون سازمانی
• مدیریت سلسله مراتب سازمانی
• مدیریت ارتباطات با سایر بخش‌ها
• مدیریت کارها و وظایف تیمی
• تجزیه و تحلیل دقیق‌تر اطلاعات و تهیه انواع گزارش
• و…

اتوماسیون اداری چه تفاوتی با ای آر پی دارد؟

نرم افزار ERP یا همان سیستم مدیریت منابع سازمان، ابزاری بسیار کاربردی است، که برای مدیریت فرآیندهای سازمان و یکپارچه‌سازی بخش های مختلف آن با یکدیگر استفاده می‌گردد؛ مانند فرآیندهای برنامه‌ریزی خرید، مدیریت موجودی، مدیریت منابع انسانی، فروش، مدیریت ریسک، مدیریت زنجیره تامین و… .

اتوماسیون اداری با هدف مدیریت ارتباطات و اطلاعات یک سازمان و تسهیل فرآیندهای مختلف آن طراحی و توسعه داده شده است؛ به طور معمول نرم افزارهای اتوماسیون اداری از ابزارها و زیرسیستم‌های مختلفی برای مدیریت مکاتبات، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی جلسات و رویداد‌ها، مدیریت مستندات، مدیریت پروژه‌ها و کارها، دبیرخانه تحت وب، مدیریت فرآیندها BPMS و… برخوردار هستند.

اتوماسیون اداری بهترین جایگزین برای نرم‌افزارهای ERP محسوب می‌گردد؛ زیرا به کمک زیرسیستم‌های مختلفی که دارد، علاوه بر مدیریت فرآیندها و یکپارچه‌سازی آن‌ها با یکدیگر، امکان مدیریت یکپارچه و متمرکز ارتباطات و اطلاعات را نیز در اختیار کاربران می‌گذارد.

اتوماسیون اداری و مدیریت پروژه چه تفاوت‌هایی دارند؟

نرم افزارهای مدیریت پروژه ، همان‌طور که از اسمشان پیداست، بر روی مدیریت کارها، وظایف و عملکرد اعضای تیم یا پروژه تمرکز دارند؛ اما اتوماسیون اداری بر روی مدیریت ارتباطات اعضای یک تیم یا سازمان و تسهیل فرآیندهای مختلفی که با آن مواجه هستند، تمرکز دارد. شایان ذکر است که اتوماسیون اداری فراگستر، به کمک زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی خود، محیطی یکپارچه و متمرکز برای مدیریت ارتباطات، اطلاعات و همچنین کارها و وظایف تیمی به وجود آورده است.

 

جزئیات اتوماسیون اداری ابری
 

این برنامه با استفاده از زبان برنامه‌نویسی شیءگرا PHP و با رعایت استاندارد MVC (Model-View-Controller)  طراحی و پیاده‌سازی شده است.
اتوماسیون اداری تحت وب، با هدف بهبود عملکرد و کارایی در حوزه‌های مختلف اداری و مدیریتی طراحی شده است. و ویژگی‌های کلیدی این برنامه شامل موارد زیر می‌باشد:

•    دسترسی آسان و امن
این برنامه به‌طور آنلاین و از طریق وب به‌راحتی قابل دسترسی می‌باشد و از استانداردهای امنیتی برتر برخوردار است.

•    مدیریت اطلاعات کاربران
برنامه این امکان را فراهم می‌کند تا اطلاعات کاربران (شرکت ها) را به‌طور کامل مدیریت نماید، از جمله اطلاعات شرکت، تاریخچه فعالیت‌ها و دسترسی‌ها.

•    استفاده از استاندارد MVC
با استفاده از معماری MVC، این برنامه دارای کدپایه‌ای منظم و قابل توسعه می‌باشد که به بهبود پایداری و قابلیت توسعه آن کمک می‌کند.

•    به‌روزرسانی منظم
برنامه به‌طور منظم به‌روزرسانی می‌شود تا از جدیدترین امکانات و امنیت‌ها بهره‌مند گردد.
 

امکانات اتوماسیون اداری ابری

دارای سه پنل مدیریت، دبیرخانه و کاربران اتوماسیون اداری که براساس نوع کاربری پرسنل یکی از این سه پنل برای آن ها نمایش داده خواهد شد، هر کاربر می تواند چندین پست سازمانی در چارت سازمان را به خود اختصاص دهد.

امکان تعریف کاربران، دبیرخانه‌های مستقل و دفتر اندیکاتور به صورت نامحدود

هر کاربر در کارتابل نامه پست فعال خود به امکاناتی نظیر: نامه های دریافتی، نامه های ارسالی، نامه های ارجاع شده و بایگانی نامه ها دسترسی دارد و همچنین امکان ایجاد نامه، مشاهده چرخه نامه، ارجاع نامه و بایگانی نامه، پرینت نامه با قابلیت تنظیم A4 , A5

مدیر اتوماسیون اداری امکان مدیریت کاربران و تعیین گروه کاربری.

مدیر اتوماسیون اداری امکان ایجاد دبیرخانه های مختلف بهمراه تعریف شماره گذاری نامه ها متفاوت را در اختیار دارد.

دبیرخانه اتوماسیون اداری به دفتر اندیکاتور دسترسی دارد، همچنین نامه های دفتر را در سه دسته نامه های داخلی، نامه های وارده و ارسال می تواند با یک کلیک دسترسی داشته باشد.

هر کاربر در اتوماسیون اداری به دفترچه تلفن شخصی خود دسترسی دارد.

هر کاربر در اتوماسیون اداری برای مدیریت کارهای شخصی خود از بخش مدیریت کارها با تعیین اولویت انجام کار استفاده نماید.

 

مشخصات سرور مورد نیاز جهت راه اندازی اتوماسیون اداری ابری

 

مشخصات هاست مورد نیاز:

حداقل فضای مورد نیاز جهت نصب و راه اندازی: 50 مگابایت
نسخه php: 5.6 و بالاتر
نسخه mysql: 3.5 و بالاتر

 

تنظیمات پیکیربندی php.ini:
 

جهت اعمال تنظیمات مورد نظر فایل php.ini در مسیر نصبی اتوماسیون ایجاد و کدهای زیر را به آن انتقال  و در نهایت ذخیره نمایید. (البته این تنظیمات در فایل php.ini موجود در فایل نصبی اعمال شده است)

allow_url_fopen = On
allow_url_include = On
display_errors = Off
file_uploads = On
post_max_size = 128M

 

پشتیبانی

برنامه دارای پشتیبانی رفع خطا می باشد، هزینه پشتیبانی مجزا باید پرداخت شود.